HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC: CÁC BƯỚC CẦN THIẾT CHO DOANH NGHIỆP

Hoạch định nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và phát triển bền vững. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình bài bản, từ phân tích môi trường đến dự báo nhu cầu nhân sự. Cùng Trường Doanh Nhân HBR khám phá các bước cần thiết để xây dựng một quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả.

1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Hoạch định nguồn nhân lực (Human Resource Planning – HRP) là quá trình xác định, dự báo và đáp ứng nhu cầu về nhân lực nhằm hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức. 

Đây là một bước quan trọng trong việc xác định các yêu cầu công việc, đánh giá và dự đoán nguồn lực nhân sự cần thiết, từ đó bảo đảm tổ chức có đủ nhân lực về số lượng và chất lượng để hoàn thành mục tiêu đề ra.

Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm việc đánh giá nhu cầu nhân sự hiện tại và trong tương lai, phân tích kỹ năng và năng lực cần thiết cho từng vị trí công việc. Đồng thời, nó cũng xác định các biện pháp phù hợp để đáp ứng những yêu cầu này, bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, cải tiến quy trình làm việc và ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả công việc.

Để quản trị nguồn nhân lực hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể trả lời những câu hỏi sau:

• Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân viên?
• Những kỹ năng và năng lực nào là cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức?
• Cần tuyển dụng nhân viên mới hoàn toàn hay có thể tận dụng nguồn nhân lực sẵn có của tổ chức?
• Cần xây dựng môi trường làm việc như thế nào để thu hút những ứng viên tốt nhất?
• Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về những kỹ năng gì?
• Làm thế nào để đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên?
• Cần thiết kế các chương trình phúc lợi và cơ hội thăng tiến như thế nào để giữ chân nhân viên?
• Làm sao tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên có thể phát huy tối đa tiềm năng của mình?

2. Mục đích của hoạch định nguồn nhân lực

Mục đích của việc hoạch định nguồn nhân lực trong một tổ chức là đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng, kỹ năng và loại hình nhân lực phù hợp để thực hiện các hoạt động và đạt được mục tiêu đề ra. Cụ thể hơn, mục đích của việc hoạch định nguồn nhân lực bao gồm các yếu tố sau:

• Đảm bảo số lượng và chất lượng nhân lực phù hợp: Việc hoạch định giúp tổ chức xác định rõ ràng số lượng nhân viên cần thiết và những kỹ năng chuyên môn đặc thù cho từng vị trí công việc, đảm bảo nguồn nhân lực đủ khả năng thực hiện công việc hiện tại và đáp ứng nhu cầu trong tương lai. 
• Tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực hiện có: Hoạch định nguồn nhân lực không chỉ giúp xác định nhu cầu mới mà còn tập trung vào việc phát huy tối đa tiềm năng của đội ngũ nhân viên hiện tại. Việc này giúp tổ chức tận dụng tốt nhất những nguồn lực sẵn có, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc, giảm thiểu lãng phí và chi phí trong quá trình quản lý nhân sự.
• Dự phòng và đối phó với biến động nguồn nhân lực: Hoạch định nguồn nhân lực cũng giúp tổ chức chuẩn bị sẵn sàng đối phó với những biến động không lường trước được như sự ra đi của nhân viên, sự thay đổi trong yêu cầu công việc hoặc những thay đổi do các yếu tố bên ngoài như tình hình kinh tế, luật pháp, hay công nghệ. 
• Xây dựng nền tảng cho sự phát triển nguồn nhân lực lâu dài: Quá trình hoạch định nguồn nhân lực không chỉ giải quyết nhu cầu hiện tại mà còn xây dựng chiến lược phát triển nhân sự dài hạn. Điều này bao gồm việc phát triển các chiến lược tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, giúp họ nâng cao năng lực và chuẩn bị cho những thách thức mới trong tương lai. 

Tóm lại, mục đích của việc hoạch định nguồn nhân lực không chỉ là đảm bảo nguồn nhân lực đủ về số lượng và chất lượng để đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại và tương lai mà còn tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nhân sự, dự phòng cho các biến động và xây dựng nền tảng bền vững cho sự phát triển nhân lực trong tương lai.

3. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đội ngũ nhân viên đủ số lượng, chất lượng và phù hợp với yêu cầu công việc. Việc xây dựng một quy trình bài bản giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, nâng cao hiệu quả và đạt được các mục tiêu dài hạn.

3.1. Bước 1: Phân tích môi trường và các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực

Mức độ sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp bị tác động mạnh mẽ bởi nhiều yếu tố từ cả môi trường bên ngoài và bên trong.

• Môi trường bên ngoài: Các yếu tố này bao gồm các yếu tố kinh tế, kỹ thuật – công nghệ, các biến động chính trị, luật pháp và sự cạnh tranh từ các đối thủ trong cùng ngành. Các yếu tố này có thể tạo ra những cơ hội hoặc thách thức đối với việc hoạch định và phát triển nguồn nhân lực, yêu cầu doanh nghiệp phải linh hoạt trong việc điều chỉnh chiến lược nhân sự để thích ứng.
• Môi trường bên trong doanh nghiệp: Các yếu tố bên trong doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu và khả năng quản lý nguồn nhân lực. Cụ thể:
• Sản phẩm và dịch vụ: Mức độ phức tạp và sự thay đổi trong sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp ảnh hưởng đến yêu cầu về nguồn nhân lực có kỹ năng và chuyên môn cụ thể.
• Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: Các chiến lược dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp xác định rõ hướng đi và các yêu cầu về nhân lực, từ đó ảnh hưởng đến việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
• Khả năng bán hàng và mở rộng thị phần: Tăng trưởng trong khả năng bán hàng và sự mở rộng thị phần cũng đồng nghĩa với việc yêu cầu nhân lực tăng lên để đáp ứng nhu cầu sản xuất và phân phối.
• Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: Việc dự đoán nhu cầu nhân lực trong cả ngắn hạn và dài hạn giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp cho các giai đoạn phát triển và thay đổi.
• Sự thay đổi tự nhiên trong doanh nghiệp: Các yếu tố như số lượng nhân viên nghỉ hưu, thay đổi nghề nghiệp, luân chuyển công tác hoặc kết thúc hợp đồng có thể tác động đến cơ cấu nhân sự, yêu cầu doanh nghiệp phải có chiến lược điều chỉnh nguồn nhân lực kịp thời.

3.2. Bước 2: Dự báo nhu cầu nhân sự cho doanh nghiệp

Dự báo nhu cầu nhân sự là quá trình xác định số lượng và cơ cấu nhân lực cần thiết, cùng với yêu cầu về trình độ và kỹ năng, để đảm bảo đội ngũ nhân sự có khả năng đáp ứng các yêu cầu công việc trong từng giai đoạn sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Các công việc cần thực hiện bao gồm:

• Xác định nhu cầu nhân sự cụ thể tại các thời điểm trong tương lai để thực hiện các vai trò và chức năng khác nhau của doanh nghiệp.
• Đưa ra yêu cầu về trình độ, kỹ năng và các tiêu chuẩn lao động áp dụng trong tương lai.
• Đánh giá trang thiết bị kỹ thuật và công nghệ cần thiết.
• Dự báo sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và năng suất lao động dự kiến.
• Dự đoán sự phát triển về năng lực nhân sự trong tương lai.
• Tính toán tỷ lệ nghỉ việc, luân chuyển công tác và nghỉ hưu.
• Xem xét khả năng tài chính của doanh nghiệp để thu hút lao động có tay nghề từ bên ngoài.

Dự báo nhu cầu nhân sự có thể được phân thành hai loại: ngắn hạn và dài hạn.

1 - Dự đoán nhu cầu ngắn hạn

• Dựa trên việc phân tích khối lượng công việc và các nhiệm vụ cần thực hiện.
• Sử dụng hệ số quy đổi hoặc tiêu chuẩn định biên để xác định số giờ lao động cần thiết.
• Đổi giờ lao động thành số lượng nhân lực cần thiết cho mỗi ngành nghề, tính theo mức hao phí lao động. 
• Áp dụng phương pháp tính theo năng suất lao động hoặc tiêu chuẩn định biên.

2 - Dự báo nhu cầu dài hạn (thường trên 1 năm, từ 1-5 năm)
Dự báo nhu cầu dài hạn là công việc của các chuyên gia quản lý nhân lực. Để thực hiện dự báo này, cần dựa vào các mục tiêu và chiến lược sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, các thay đổi trong khoa học – kỹ thuật công nghệ và phân tích tác động của môi trường kinh doanh.
Các phương pháp dự báo dài hạn bao gồm:

• Phương pháp định lượng như phân tích xu hướng, ước lượng trung bình, và hồi quy tuyến tính.
• Phương pháp định tính như kỹ thuật Delphi, phương pháp chuyên gia, để khảo sát và thảo luận nhóm, từ đó đưa ra kết luận. Phương pháp này giúp giảm thiểu tính chủ quan trong dự báo.

3.3. Bước 3: Dự báo khả năng cung cấp nhân lực

Dự báo khả năng cung cấp nguồn nhân lực là yếu tố then chốt quyết định thành công của quá trình lập kế hoạch nguồn nhân lực. Để đưa ra dự báo chính xác về mức cung, doanh nghiệp cần phân tích nguồn cung nhân lực cả từ nội bộ và từ thị trường lao động bên ngoài.

1 - Phân tích nguồn cung từ nội bộ: Phân tích nguồn cung nhân lực nội bộ liên quan đến việc điều chuyển nhân viên từ các bộ phận dư thừa sang các bộ phận thiếu hụt nhân sự. Các bước cần thực hiện bao gồm:

• Đánh giá lại mức biên chế của từng bộ phận để xác định khả năng đáp ứng công việc hiện tại và trong tương lai, qua đó phát hiện những nhân sự dư thừa cần được điều chuyển.
• Xác định số lượng nhân sự ở từng vị trí công việc, trong đó bao gồm số người sẽ tiếp tục làm việc và số người có thể rời bỏ doanh nghiệp.

2 - Phân tích nguồn cung từ thị trường lao động bên ngoài
Để ước tính chính xác nguồn cung nhân lực từ thị trường, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố như tình hình phát triển kinh tế xã hội, tỷ lệ thất nghiệp, sự phát triển công nghệ trong ngành nghề của doanh nghiệp, và sức ép cạnh tranh từ các đối thủ. Những yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến khả năng cung cấp lao động trên thị trường.

3.4. Bước 4: Phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp

Phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp nhằm đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân sự trong nội bộ, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện và tối ưu hóa nguồn lực.

• Phân tích cơ cấu tuổi và tỷ lệ giới tính: Phân tích cơ cấu tuổi và tỷ lệ nam/nữ giúp đánh giá mức độ phù hợp của nguồn nhân lực với yêu cầu công việc. Điều này cũng giúp doanh nghiệp xác định sự cân đối và đa dạng trong đội ngũ nhân viên.
• Phân tích kết cấu trình độ và nghề nghiệp: Mỗi doanh nghiệp thường có nhiều ngành nghề khác nhau, vì vậy việc phân tích kết cấu trình độ và nghề nghiệp giúp doanh nghiệp đánh giá việc phân bổ nhân lực có hợp lý hay không. Điều này tạo cơ sở để điều chỉnh và tối ưu hóa sự bố trí nhân sự.
• Phân tích tình hình sử dụng nhân lực theo trình độ tay nghề: Việc phân tích mức độ sử dụng nhân lực theo trình độ và tay nghề giúp doanh nghiệp nhận diện các điểm yếu trong việc phát huy tối đa năng lực nhân sự. Qua đó, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả sử dụng lao động.
• Xem xét tình hình nghỉ hưu, luân chuyển và thay đổi nhân sự: Đánh giá tình hình nghỉ hưu, luân chuyển công tác và kết quả sử dụng nhân lực trong những năm gần đây giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ hơn về xu hướng nhân sự, từ đó đưa ra chiến lược kế hoạch nhân sự hợp lý trong tương lai.

3.5. Bước 5: Cân đối cung - cầu và điều chỉnh

Dựa trên cơ sở dự báo cung - cầu nhân lực, tình hình nhân lực hiện tại của doanh nghiệp và chiến lược phát triển sản xuất, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch cân đối nhân lực. Việc cân đối cung - cầu nhân lực có thể rơi vào một trong ba trường hợp sau:

• Cung nhân lực > cầu nhân lực (thừa nhân lực)
• Cung nhân lực < cầu nhân lực (thiếu nhân lực)
• Cung nhân lực = cầu nhân lực

Các giải pháp cân bằng cung cầu:

• Trong ngắn hạn:
• Khi thiếu nhân lực: Doanh nghiệp có thể triển khai làm thêm giờ hoặc thêm ngày. Tuy nhiên, giải pháp này bị hạn chế bởi quy định về số giờ làm thêm và số ngày làm trong năm của luật lao động. Doanh nghiệp có thể cần cân nhắc hạn chế nghỉ phép trong thời gian này.
• Khi thừa nhân lực: Doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên nghỉ phép hoặc nghỉ chế độ sớm đối với những người gần đến tuổi nghỉ hưu. Các công việc có thể được phân chia lại trong nhóm để thực hiện nghỉ luân phiên và cho phép nghỉ sớm.
• Trong dài hạn: Doanh nghiệp cần lập kế hoạch nhân sự dài hạn, có thể áp dụng phương pháp outsourcing hoặc hợp đồng lao động theo thời vụ để cân đối nhân lực phù hợp với nhu cầu.

Xây dựng quy trình hoạch định nguồn nhân lực chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Đồng thời, kế hoạch này sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa nhân sự, từ đó duy trì sự ổn định và phát triển bền vững trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa nguồn lực mà còn đạt được mục tiêu dài hạn. Từ việc phân tích môi trường đến dự báo nhu cầu và khả năng cung cấp nhân sự, mỗi bước đều ảnh hưởng đến sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Khóa học "Quản trị Nhân sự Dành cho Sếp" tại Trường Doanh nhân HBR sẽ trang bị cho các lãnh đạo những kiến thức và công cụ quản trị nhân sự tối ưu. Bạn sẽ học cách xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp, giải quyết bài toán cung - cầu nguồn lực và nâng cao hiệu quả tổ chức.

Đăng ký ngay để cùng Trường Doanh nhân HBR nâng cao năng lực lãnh đạo và đưa doanh nghiệp của bạn vươn tới thành công bền vững!

4. Vai trò của nhà lãnh đạo trong việc hoạch định nguồn nhân lực

Nhà lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng và triển khai chiến lược nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNNVV). Để phát triển bền vững, họ cần chú trọng đến các yếu tố sau:

• Định hướng chiến lược nhân sự: Nhà lãnh đạo phải hiểu rõ tầm quan trọng của việc xây dựng đội ngũ nhân lực vững mạnh, đồng thời hoạch định chiến lược nhân sự dài hạn phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
• Thu hút và giữ chân nhân tài: Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà lãnh đạo là phát triển các chiến lược thu hút nhân tài, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt. Đồng thời, họ cũng cần xây dựng môi trường làm việc giúp nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức.
• Đào tạo và phát triển kỹ năng: Để nhân lực luôn cập nhật kiến thức và kỹ năng cần thiết, nhà lãnh đạo cần thúc đẩy các chương trình đào tạo và phát triển. Điều này không chỉ giúp nâng cao năng suất làm việc mà còn cải thiện khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
• Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp: Nhà lãnh đạo có trách nhiệm xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, thúc đẩy sự hợp tác, sáng tạo và khuyến khích nhân viên phát huy tối đa tiềm năng của mình.
• Quản lý hiệu quả nguồn nhân lực: Việc phân bổ công việc hợp lý và theo dõi hiệu quả công việc là rất quan trọng. Nhà lãnh đạo cần phải luôn giám sát và điều chỉnh kế hoạch nhân sự, đảm bảo rằng nguồn lực luôn được sử dụng hiệu quả nhất.
• Khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo: Đặc biệt trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, nhà lãnh đạo cần khuyến khích nhân viên sáng tạo, học hỏi và áp dụng các công nghệ mới vào công việc, giúp doanh nghiệp tiến bước vững chắc trong kỷ nguyên số.

Việc lãnh đạo sáng suốt trong quản lý nhân lực là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức, tối ưu hóa năng suất và phát triển lâu dài.

5. Những sai lầm cần tránh khi hoạch định nguồn nhân lực

Việc hoạch định nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và thay đổi nhanh chóng của thị trường.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp mắc phải những sai lầm nghiêm trọng trong quá trình này, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển lâu dài. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp cần tránh.

• Thiếu linh hoạt trong chiến lược nhân sự: Khi chiến lược nhân sự không linh hoạt, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thích ứng với sự thay đổi của thị trường và công nghệ. Điều này làm giảm khả năng tối ưu hóa nguồn lực và duy trì sự cạnh tranh. Nhà lãnh đạo cần điều chỉnh chiến lược nhân sự thường xuyên để đáp ứng các biến động.
• Không chú trọng đào tạo và phát triển nhân viên: Thiếu các chương trình đào tạo làm giảm kỹ năng của nhân viên, khiến họ không theo kịp sự thay đổi trong ngành. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc và khả năng sáng tạo của đội ngũ. Đầu tư vào đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và cạnh tranh hiệu quả.
• Đánh giá nhân viên thiếu công bằng: Đánh giá nhân viên không công bằng sẽ tạo ra sự bất mãn và giảm động lực làm việc trong đội ngũ. Nếu không có hệ thống đánh giá rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy không được công nhận đúng mức. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu gắn kết và mất niềm tin vào lãnh đạo.
• Quá tập trung vào chi phí thay vì giá trị nhân sự: Việc tiết kiệm chi phí nhân sự quá mức có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc và làm giảm sự sáng tạo. Nhân lực là yếu tố then chốt tạo nên sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Cần đầu tư đúng mức vào nhân sự để phát huy tối đa giá trị và tạo ra lợi thế cạnh tranh.
• Không chú trọng sự phù hợp văn hóa khi tuyển dụng: Tuyển dụng chỉ dựa trên kỹ năng mà không xem xét sự phù hợp văn hóa có thể gây ra sự xung đột và mất đoàn kết. Môi trường làm việc tích cực cần sự hòa hợp giữa cá nhân và văn hóa doanh nghiệp. Chú trọng đến yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự gắn kết và hiệu quả làm việc lâu dài.

Việc tránh những sai lầm trên giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng, sáng tạo và hiệu quả. Để thành công, các nhà lãnh đạo cần không ngừng đánh giá, điều chỉnh chiến lược nhân sự và phát triển nguồn nhân lực một cách toàn diện. Khi nguồn nhân lực được chăm sóc và phát triển đúng cách, nó sẽ là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp đạt được những thành tựu lớn trong tương lai.

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả công việc và duy trì sự phát triển bền vững. Việc dự báo nhu cầu, phân tích khả năng cung cấp nhân lực và điều chỉnh chiến lược phù hợp là những yếu tố quyết định để xây dựng đội ngũ nhân viên mạnh mẽ, đáp ứng được các thách thức trong tương lai.